Ricordo la mia prima email: me la inviò un amico nel 1995, verso la fine dell'anno, ed era un invito a cena. Ne rimasi lusingata per il contenuto ma non mi piacque la forma, mi sembrò asettica. La mia diffidenza durò poco e imparai presto ad amare quel mezzo.

Per lavoro in quegli anni la si usava poco; eravamo anche in pochi collegati in rete e ancora meno ad avere una casella personale. Capitava di trovare quattro o cinque email al giorno. Non di più. 

Sono passati quasi quindici anni da allora: oggi tutti usano l'email, anche troppo, ma pochi sanno andare al nocciolo della questione, sanno incuriosire il destinatario con un oggetto semplice ed efficace. Pochi sanno che potente boomerang hanno tra le mani. Le aziende hanno iniziato da tempo a mandare comunicazioni interne invitando il personale a un corretto uso del mezzo. Mi rendo conto che è più facile dirlo che farlo.

Ho scritto (e ho insegnato) sull'argomento già dal 1998 quando con un gruppo di simpatici pionieri della scrittura web organizzammo un corso presso l'Ateneo Multimediale di Milano proprio sullo "Stile del web". Del tema e soprattutto di come usare l'email, ne parlo ancora oggi in aula nei miei corsi e trovo sempre giovani e meno giovani desiderosi di impadronirsi del mezzo per comunicare meglio.

Condivido a pieno, e ormai da anni, l'opinione di Luisa Carrada, amica e pioniera della scrittura in rete, raccolta in un'intervista a Job 24 de Il Sole 24Ore proprio sull'email e della quale riporto alcune parti.

L'oggetto dell'email: come sceglierlo?
E' il testo più importante dell'email, una sorta di ambasciatore di tutto il messaggio. Da quelle poche battute dobbiamo capire cosa la persona ci vuole comunicare e, molto spesso nel mondo del lavoro, che cosa ci chiede. Quando si chiede qualcosa, nell'oggetto bisogna indicare entro quanto tempo.

Come evitare il burocratese? Egregio dott. ing. megadirettore…
E' il problema che abbiamo tutti quando scriviamo email a persone che non conosciamo; non è facile trovare un tono giusto. "Egregio" non si usa quasi più; va bene "gentile" sia per le signore che per i signori. Usiamo "dott. ing. rag." quando parliamo con persone che non conosciamo, però già dal secondo messaggio possiamo abbandonarli a favore del nome e cognome. La formalità va conservata per quelle persone che appartengono ad ambienti molto formali: rettori di università, ambasciatori, vescovi.

Quando usare il lei e quando il tu ?
Nell'email il pericolo è l'eccesso di confidenza. Non è che perché scriviamo per email diamo del tu a tutti. Quando siamo incerti fra il tu e il lei, meglio il lei. Possiamo usare sicuramente il tu quando scriviamo ad una persona che ha i nostri stessi interessi perché apparteniamo alla stessa comunità ideale. Oppure quando c'è una forte differenza d'età. Se mi scrive uno studente, gli rispondo con il tu, è un modo per dimostrare maggiore vicinanza.

Come presentarsi ?
Quando non ci si conosce bisogna presentarsi con naturalezza, come faremmo nel mondo non virtuale. Dire chi siamo in due righe al massimo e, invece di raccontare la nostra associazione o la nostra azienda, piazzare un bel link per tenere l'email leggera.

Quanti link possiamo infilare in un' email?
Nel corpo dell'email uno o due al massimo perché la si legge con un grande rumore di fondo, ovvero insieme a tantissime altre che ci arrivano, a volte in treno o in aeroporto. I link disperdono l'attenzione spostando il lettore dall'ambiente della posta elettronica a quello del web. Per questo è meglio metterli alla fine, dove possiamo anche abbondare.

Espressioni da evitare?
Con riferimento a… le comunichiamo che… a tal proposito…. come da accordi intercorsi… Tutte quelle espressioni un po' burocratiche, mentre una buona email dovrebbe avvicinarsi ad una buona oralità, non ad una sciatta oralità.

Gli allegati: meglio sintetizzarli nel corpo della mail o essere così convincenti da sperare che vengano letti?
Non vanno sintetizzati, se si  può, ma ben contestualizzati: "Cara Maria, ti mando uno, due, tre allegati." Bisogna spaziarli, meglio indicarli in grassetto, e corredarli con al massimo una riga che sintetizza il contenuto. Tutta la scrittura online è a strati, come il web, e nella struttura a millefoglie dell'email abbiamo: oggetto, testo e allegati.

Qui il testo integrale dell'intervista

6 Dicembre 2009